Para las personas que trabajan en servicios profesionales, cada día puede significar un nuevo trabajo con nuevos clientes. Incluso con ofertas claramente definidas, suele haber un alto grado de personalización con cada cliente, lo que convierte la gestión de proyectos en una tarea abrumadora.
Un solo proyecto mal gestionado puede hacer que tus márgenes de beneficio, cuidadosamente calculados, se esfumen y que tus relaciones con los clientes y tu reputación sufran un duro golpe.
La buena noticia es que, con un poco de planificación y las herramientas adecuadas, tus proyectos tienen muchas más probabilidades de éxito.
En este artículo, aprenderás las habilidades y mejores prácticas necesarias para una gestión de proyectos eficaz en una organización de servicios profesionales, junto con una guía paso a paso para ayudarte a empezar.
Los retos de la gestión de proyectos en los servicios profesionales
En el sector de los servicios profesionales, en el que los proyectos suelen adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente, la ampliación del alcance es un reto habitual. Ya sea que un cliente te pida “sólo una corrección más” o porque de repente descubres que habías subestimado el trabajo necesario, los proyectos pueden crecer rápidamente mucho más allá de su alcance original.
Incluso con un alcance del proyecto claramente definido y acordado, la gestión eficaz de los recursos, como el tiempo, el personal y el presupuesto, puede parecer un malabarismo constante, sobre todo cuando se ejecutan varios proyectos al mismo tiempo.
Estos retos se ven agravados por las estrictas limitaciones de tiempo y presupuesto. Los clientes suelen buscar el mejor resultado posible al menor costo y lo antes posible.
Prestar el nivel de servicio prometido sin perder de vista el calendario y el presupuesto puede ser estresante y, si no se tiene cuidado, puede comprometer la calidad de todo el proyecto.
Competencias esenciales para una gestión eficaz de los proyectos
Aunque los retos son importantes, puedes gestionar tus proyectos con éxito si dispones de las competencias adecuadas. Si desarrollas estos atributos, estarás en mejores condiciones para relacionarte con los clientes y obtener el mejor resultado.
1. Comunicación
Una comunicación clara y eficaz es la base del éxito en la gestión de proyectos. Garantiza que todas las partes interesadas, tanto del equipo del proyecto como del equipo del cliente, estén de acuerdo en el éxito del proyecto. A medida que estas iniciativas se vuelven más intrincadas y personalizadas, los gestores de proyectos deben ser capaces de transmitir ideas complejas de forma clara y concisa.
A veces, esto significa tener conversaciones difíciles con los clientes, sobre todo cuando se trata de retos inesperados o expectativas poco realistas.
Sin embargo, si programas actualizaciones periódicas del proyecto y utilizas herramientas de colaboración para mantener a todo mundo al día, podrás minimizar las interrupciones y gestionar esas expectativas con mayor eficacia.
2. Gestión del tiempo
Los plazos ajustados son parte normal de la vida en una empresa de servicios profesionales. Una gestión eficaz del tiempo garantiza la entrega puntual de los proyectos, la asignación eficiente de los recursos y la gestión adecuada de las prioridades.
El primer paso para gestionar tu tiempo es saber cuánto necesitas. Si todos los plazos de un proyecto empiezan como conjeturas, no debería sorprendernos que las cosas tarden más de lo previsto.
Las herramientas adecuadas pueden ser de gran ayuda. Las aplicaciones de control del tiempo te ayudarán a ver exactamente cuánto tiempo suelen llevar las tareas, mientras que las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarte a programar y controlar la capacidad de tu equipo.
3. Gestión financiera
Aunque consigas entregar todos los proyectos antes de la fecha límite, eso no servirá de nada a tu empresa si te pasas constantemente del presupuesto. Si quieres cumplir las expectativas de tus clientes y seguir siendo rentable, tienes que estar al tanto de tus recursos financieros.
Al igual que ocurre con la gestión del tiempo, la gestión financiera empieza por hacer balance de la situación actual. Si aún no tienes un plan presupuestario, empieza ahora. Haz un seguimiento de tus gastos diarios junto con tu flujo de caja.
Si revisas periódicamente tus finanzas y haces los ajustes necesarios, podrás mantener contentos a tus clientes al tiempo que tus proyectos siguen siendo viables desde el punto de vista financiero.
4. Flexibilidad
Para desarrollar las habilidades de gestión del tiempo y de las finanzas antes mencionadas, la planificación es clave. Sin embargo, como te dirá cualquiera que haya trabajado alguna vez en un proyecto, las cosas rara vez salen exactamente como se planean. La capacidad de identificar rápidamente los problemas, pensar de forma crítica e idear soluciones eficaces es crucial para mantener tus proyectos en marcha.
En los servicios profesionales, esto puede implicar la identificación de cuellos de botella en los flujos de trabajo del proyecto, la resolución eficaz de las preocupaciones del cliente o la adaptación de los planes del proyecto para dar cabida a nueva información.
Para ser claros, esto no significa que no debas intentar identificar los riesgos potenciales o desarrollar estrategias adecuadas para mitigarlos. Sin embargo, para un gestor de proyectos, es igualmente importante mantenerse ágil y ajustar esas estrategias en función de la información recibida sobre el proyecto o de cambios externos.
Herramientas de gestión de proyectos y recomendaciones de software
Tus habilidades para dirigir proyectos será más eficaces cuando cuentes con el respaldo de la tecnología adecuada. Estas son algunas de nuestras herramientas favoritas de gestión de proyectos para servicios profesionales.
Herramientas de gestión de tareas
El software de gestión de tareas permite dividir los grandes proyectos en partes más manejables. Al ofrecerte una visión completa del progreso de tu proyecto, te aseguras de que todo sigue avanzando sin problemas y se termina a tiempo.
Las mejores herramientas de gestión de tareas:
- Capsule. Un CRM fácil de usar con funciones integrales de gestión de proyectos
- Asana. Una plataforma de gestión del trabajo con controles de recursos y paneles de mando
- Trello. Utiliza un tablero Kanban para visualizar proyectos y tareas
Plataformas de colaboración
El trabajo en equipo eficaz es clave para el éxito de un proyecto. Las plataformas de colaboración permiten una comunicación fluida entre los miembros del equipo, los clientes y otras partes interesadas. Estas herramientas garantizan que todos estén informados y participen en el proyecto de principio a fin.
Las mejores herramientas de colaboración:
- Slack. Una plataforma de comunicación asíncrona con mensajería de grupo e intercambio de archivos
- Microsoft 365. Una colección de diferentes herramientas de productividad que incluye chat y videoconferencias
- Zoom. Videoconferencia con resúmenes de inteligencia artificial, pizarras compartidas e integración de otras aplicaciones
Sistemas de gestión de documentos
Hasta los proyectos más pequeños pueden generar una montaña de papeleo. El software de gestión de documentos organiza y protege los documentos del proyecto, facilitando su acceso a los miembros pertinentes del equipo.
Los mejores sistemas de gestión documental:
- Microsoft Sharepoint. Se integra con Microsoft 365 y permite almacenar y compartir documentos de forma eficiente
- Google Drive. Uso compartido de documentos y archivos en general para los usuarios de Google Workspace
- PandaDoc. más centrado en la creación, seguimiento y aprobación de documentos
Software de control del tiempo
Si alguna vez has llegado al final del día y te has preguntado dónde han ido a parar todas esas horas, es momento de que empieces a contabilizarlas. Al mostrarte en qué emplean el día tú y tu equipo, el software de control del tiempo te ayuda a gestionar tu carga de trabajo, mejorar la productividad y garantizar una facturación precisa.
El mejor software de control del tiempo:
- Toggl. Un sencillo control del tiempo con funciones de informe de proyectos
- Clockify. Control gratuito del tiempo con hojas de horas y seguimiento automático de la actividad
- Harvest. Combina el seguimiento del tiempo con la facturación y el control de gastos
Sistemas de gestión de las relaciones con los clientes
Sea cual sea el tipo de proyecto en el que trabajes, tus relaciones con las partes interesadas serán fundamentales. Con el software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) adecuado, puedes dar seguimiento y gestionar esas relaciones durante todo el ciclo de vida del proyecto, desde el primer contacto hasta la finalización del proyecto y más allá.
Los mejores CRM de gestión de proyectos incluyen muchas otras funciones importantes necesarias para el éxito de un proyecto. Por ejemplo, Capsule CRM ayuda a las empresas de servicios profesionales con:
- Una mejor gestión de tareas y mantenimiento de registros
- Herramientas de colaboración para los clientes y para los miembros de tu equipo
- Una gestión eficaz de documentos
- La integración con aplicaciones de control del tiempo
- Visibilidad del proyecto en tiempo real.
Capsule incluye paneles de control e informes para medir el desempeño de los proyectos, además de una sólida aplicación móvil para mantener al equipo conectado dondequiera que esté. También se integra con tus otras aplicaciones favoritas, conectando tu software y compartiendo información para lograr la máxima eficacia.
Al tener a tus contactos, oportunidades y proyectos en la misma plataforma, es mucho más fácil llevar un seguimiento de las distintas piezas en movimiento y ofrecer un resultado satisfactorio para los clientes.
Descubre cómo un CRM para servicios profesionales puede beneficiar a tu empresa hoy mismo.
Buenas prácticas para la gestión de proyectos en los servicios profesionales
Con los conocimientos y el software adecuados, estarás en una posición mucho mejor para afrontar cualquier proyecto que se te presente. Las siguientes buenas prácticas te ayudarán a llevar tu gestión de proyectos al siguiente nivel.
Empieza pensando en el final
Antes de empezar a trabajar en cualquier proyecto, debes tener un plan establecido sobre cómo va a ir ese proyecto, incluso cómo va a terminar.
Una definición clara del alcance y los objetivos del proyecto desde el principio garantiza que todas las partes interesadas entiendan lo que el proyecto pretende conseguir, los resultados, los plazos y los criterios de éxito. De igual modo, tener presente ese objetivo final te ayudará a fijar plazos y asignar recursos con más eficacia, reduciendo el riesgo de que se desvíe el alcance y de que las expectativas se desajusten.
En la parte inicial del proyecto, define las fases clave junto con sus respectivas fechas de finalización en la herramienta de gestión de proyectos que hayas elegido, y asegúrate de que todas las partes interesadas tengan acceso a ella.
Controles periódicos
Los proyectos requieren una atención estrecha y continua si queremos que lleguen a buen puerto. Es fácil dejarse llevar por el trabajo en sí, pero hay que dedicar tiempo a revisar periódicamente el progreso del proyecto. ¿Has asignado suficientes recursos? ¿Estás bien encaminado para alcanzar las metas parciales previstas? ¿Ha habido algún cambio que afecte a tu progreso futuro?
Las comprobaciones periódicas garantizan que el proyecto siga su curso, que los problemas se detecten pronto y que los ajustes necesarios se hagan con prontitud. Mantiene al equipo alineado con los objetivos, responsabilidades y plazos del proyecto.
Si eres ágil y estás preparado para adaptar los planes del proyecto en función de los comentarios u otros cambios, puedes asegurarte de que sigues trabajando en las tareas más importantes y de que el proyecto sigue ajustándose a las necesidades y expectativas del cliente.
¿Puede automatizarse?
Cada proyecto se compone de múltiples tareas y subtareas, por lo que no es de extrañar que incluso el proyecto más sencillo resulte abrumador. La automatización puede aligerar la carga al agilizar las tareas repetitivas y liberar a los miembros del equipo para que se centren en aspectos más críticos del proyecto.
Identifica las tareas repetitivas dentro de tu proceso de gestión de proyectos. Por ejemplo, el plan Growth de Capsule te da acceso a la automatización para actualizar el estado de las tareas, enviar plantillas de correo electrónico a los clientes y mucho más.
¿Hay que automatizarlo?
Aunque tiene sentido automatizar las tareas serviles y repetitivas, eso no significa que debas automatizar todas y cada una de las partes del proyecto. Para obtener los mejores resultados, hay que saber dónde es más beneficioso el toque humano.
“Las automatizaciones de flujos de trabajo son fantásticas porque estandarizan la administración”, explica Keith Weir, jefe del equipo de éxito de Capsule. “Pero a veces la gente lo quiere todo automatizado. Crearán montones de proyectos automatizados y luego no podrán estar al tanto de todos. Sigues queriendo estar al tanto del trabajo que generas y responsabilizarte de él”.
Saber cuándo automatizar y cuándo mantener esa supervisión humana evita la pérdida de compromiso personal y garantiza que tus proyectos siempre ofrezcan un resultado de calidad.
Empezar a gestionar mejor los proyectos
Una vez revisados los conocimientos, las herramientas y las mejores prácticas, es hora de ponerse manos a la obra. Sigue estos pasos para asegurarte de que has cubierto todos los elementos esenciales y tienes todo lo que necesitas para que tu proyecto sea un éxito una y otra vez.
Paso 1: Definir el alcance y los objetivos de tu proyecto
Empieza por determinar los objetivos, los resultados y los criterios de éxito del proyecto. Trabaja con tu cliente para aclarar el alcance del proyecto y saber qué está incluido y qué no.
Intenta ser lo más detallado posible y, a continuación, confirma esos detalles con el cliente para reducir las posibilidades de confusión a medida que avance el proyecto. Involucra a tu equipo en este paso, para que puedan darte su opinión sobre si el alcance es realista y señalar cualquier problema potencial antes de dar el pistoletazo de salida.
Paso 2: Establecer un plan de proyecto
El siguiente paso es dividir el proyecto en tareas y subtareas manejables. A continuación, puedes asignar estas tareas a los miembros del equipo en función de sus habilidades y capacidades. Contar con un calendario claramente definido es clave para el éxito de un proyecto, así que recuerda determinar las metas parciales relevantes y los plazos pertinentes para cada fase del proyecto.
Desglosar cada tarea es todo un arte. Hay que asegurarse de que no haya ambigüedades, aunque poner demasiadas subtareas puede ser abrumador y llevar a la micro-gestión, lo que haría más difícil adaptarse a circunstancias cambiantes. Trabaja con tu equipo para confirmar que entienden el motivo de cada tarea y el objetivo final que persiguen.
Paso 3: Supervisar y controlar el progreso del proyecto
Una vez que el proyecto esté en marcha, programa revisiones periódicas y actualizaciones de estado para supervisar los avances con respecto al plan del proyecto. Ajusta el plan del proyecto según sea necesario en respuesta a los retos, los cambios de alcance o las opiniones de las partes interesadas.
Utiliza un software de gestión de proyectos para dar seguimiento a la finalización de las tareas, la asignación de recursos y el progreso en relación con el calendario. La mayoría de las herramientas te permitirán personalizar la vista, así que no dudes en cambiar de una vista a otra para tener una visión completa de tu progreso.
Por ejemplo, una simple lista de tareas puede ayudarte a ver rápidamente lo que hay que hacer a continuación, mientras que un tablero tipo Kanban puede ayudarte a tener una visión de conjunto y permitirte ver en qué fases se encuentran tus distintos proyectos.
Paso 4: Mantener una comunicación eficaz
A medida que avanza el proyecto, asegúrate de mantener canales de comunicación claros para facilitar la colaboración en equipo, mantener informadas a las partes interesadas y gestionar problemas. Fomentar una comunicación abierta y honesta dentro del equipo para abordar de inmediato cualquier obstáculo y mantener informados a los clientes y a las partes interesadas sobre los avances, las decisiones y los cambios en el proyecto.
Este es un ámbito en el que la automatización puede ser de gran ayuda, ya que notifica automáticamente a los principales interesados cuando se producen determinadas acciones, como cuando el proyecto entra en una nueva fase o cambia de estado.
Paso 5: Cerrar el proyecto y reflexionar
Una vez finalizado el proyecto, ¡es hora de celebrarlo! Sin embargo, el trabajo aún no ha terminado. Una vez que el cliente haya aprobado los resultados entregados del proyecto, ciérralo formalmente y organiza una revisión posterior con tu equipo.
Aprovecha esta reunión para hablar de lo que ha ido bien y de lo que puede mejorarse. Documenta cualquier idea o comentario para mejorar futuros proyectos.
Proyectos profesionales para servicios profesionales
Iniciarse en la gestión de proyectos en los servicios profesionales implica una planificación cuidadosa, una comunicación eficaz y un aprendizaje continuo. Siguiendo estos pasos, podrás establecer una base sólida para gestionar proyectos de servicios profesionales con éxito y ofrecer valor a tus clientes.
Recuerda que el objetivo de la gestión de proyectos no es simplemente llevar a cabo todos los proyectos que puedas en el menor tiempo posible. Lo que quieres es complacer a tus clientes, superar sus expectativas y fomentar esas relaciones a largo plazo que conducen al crecimiento del negocio.
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