En esta guía, analizamos qué son las integraciones de VoIP y CRM y las ventajas de conectar un sistema VoIP con un CRM, además de evaluar a los principales proveedores que ofrecen integraciones de telefonía VoIP con CRM.
¿Qué es la integración de VoIP y CRM?
Tu software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) contiene toda la valiosa información de tus clientes. En pocas palabras, el CRM te ayuda con las siguientes tareas:
- Gestión de contactos
- Gestión del flujo de ventas
- Gestión de tareas y actividades
- Informes de ventas y actividad
El VoIP te permite hacer llamadas telefónicas a través de Internet y tiene características adicionales como:
- Reenvío y enrutamiento de llamadas
- Transcripción del buzón de voz al correo electrónico
- El VoIP integra voz, vídeo, mensajería y otros canales de comunicación en una sola plataforma.
- Los sistemas VoIP suelen incluir menús de operadora automática o sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR).
- Conferencias telefónicas y colaboración
Cuando se combinan, tu sistema de VoIP muestra datos de CRM, notas de compromisos anteriores y registros adicionales de los clientes en las pantallas de los agentes.
Las integraciones de VoIP y CRM también actualizan automáticamente tu sistema de software de CRM con los datos de tus clientes, notas, tareas de seguimiento y mucho más, después de tus llamadas.
Ventajas del CRM con integración al VoIP
Quizá te preguntes si es necesaria una integración total y prefieras mantener los dos sistemas separados. Sin embargo, teniendo en cuenta todas las ventajas que conlleva la integración de VoIP con el CRM, es difícil dejarlo pasar.
Gestión de llamadas mejorada
Una integración de VoIP y CRM extrae automáticamente los datos de tu aplicación de CRM para ayudar a tus usuarios a tener todos los detalles que necesitan al alcance de la mano cuando llaman a los clientes y puedan centrarse en realizar la venta. Además, mejora la productividad porque no necesitan extraer datos clave de sistemas dispares.
Mejor experiencia del cliente
La integración de la tecnología VoIP con un CRM ofrece a los clientes empresariales una experiencia increíblemente personalizada. Durante una llamada telefónica a un cliente, los representantes de ventas pueden incluir detalles personalizados con base en los antecedentes del cliente que figuran en el CRM. Esto mejora la satisfacción del cliente, ya que los representantes de ventas y los agentes de atención al cliente conocen mejor sus necesidades.
Recolección eficaz de datos
Como los datos se sincronizan entre los dos servicios, los agentes nunca tienen que introducirlos manualmente en ambos sistemas, lo que ahorra tiempo y esfuerzo y mejora la calidad de los datos. Sólo tienen que introducir datos en un sistema a la vez para que se sincronicen entre los dos sistemas y los compañeros de toda la organización pueden utilizarlos.
Hace más felices a tus agentes
La mayoría de la gente odia las tareas repetitivas, especialmente cuando trabajan por comisiones, y cada segundo que pasan copiando y pegando números de una hoja de cálculo o tecleándolos manualmente en su solución VoIP cuenta.
Con una integración de VoIP y CRM, puedes hacer clic para llamar desde el propio CRM, lo que ahorra tiempo al cambiar de un sistema a otro.
No pierdas de vista los análisis de llamadas importantes
Con una integración de VoIP y CRM, un sistema integrado te proporciona una forma de supervisar las llamadas. Muestra las métricas de llamadas entrantes y salientes junto con los KPI. Puedes hacer un seguimiento de las métricas, como el número de llamadas realizadas, el tiempo empleado en cada llamada y también puedes desglosar los detalles de las llamadas.
8 proveedores de telefonía y sistemas telefónicos VoIP que se integran con el CRM
Nuestra lista desglosa las principales soluciones de VoIP y las integraciones que tienen con Capsule.
Invoco
La integración de Invoco crea y actualiza los contactos sin problemas. Tras llamar a un contacto, Invoco hace una búsqueda en tiempo real en tu base de datos Capsule.
Si encuentra un contacto cuyos datos coinciden, Invoco añade automáticamente una nota de llamada al registro del contacto y proporciona un enlace a la grabación de la llamada en el portal de Invoco. En los casos en los que no se encuentra ningún contacto que coincida, la solución VoIP crea un nuevo contacto en Capsule, lo que garantiza que no se pierdan clientes potenciales o consultas.
Además, la integración genera tareas para llamadas perdidas en las llamadas entrantes que no se responden, lo que permite a los usuarios hacer un seguimiento rápido de las nuevas oportunidades.
Al combinar las funciones de seguimiento en línea y por correo electrónico con un historial completo de las llamadas, obtendrás una visión integral de las interacciones con tus contactos.
Además, las notificaciones de llamadas en el escritorio ofrecen información en tiempo real sobre las llamadas entrantes y proporcionan un acceso rápido a los registros de contactos en Capsule con un solo clic.
Para los usuarios que utilizan el sistema PBX alojado de Invoco, la información de las llamadas se transmite sin problemas a los teléfonos VoIP de Invoco, lo que mejora aún más la eficacia de los flujos de trabajo de comunicación.
Con la integración de Invoco con Capsule, optimizarás tu proceso de gestión de contactos y te mantendrás a la vanguardia en la creación de relaciones significativas con los clientes. Para los interesados en explorar más a fondo la integración, Invoco tiene este vídeo de demostración en su sitio web.
CircleLoop
CircleLoop es un proveedor de VoIP que ofrece a los usuarios un potente sistema telefónico en la nube directamente en su plataforma de CRM. Con la integración de CircleLoop, los usuarios pueden mejorar su experiencia con Capsule al registrar cada llamada, buzón de voz y grabación de llamada como Notas, identificando a los contactos de la libreta de direcciones.
Este registro detallado de la actividad de las llamadas garantiza que tendrás historial completo de tus comunicaciones en Capsule. Una característica destacada de la integración es el identificador de llamadas entrantes a nivel superior, el cual muestra en pantalla todos los detalles de la persona que llama desde Capsule, independientemente del dispositivo utilizado para CircleLoop.
Esto te ayuda a identificar al instante a las personas que llaman y a acceder a los datos que has registrado en Capsule con un solo clic, lo que agiliza las llamadas entrantes y la grabación de las interacciones con los clientes.
Además, CircleLoop utiliza Capsule Contact Syncing, lo que garantiza que los datos de contacto de Capsule se sincronicen automáticamente con CircleLoop. Esta sincronización mantiene actualizada automáticamente la información de los contactos, lo que mejora la gestión de la comunicación.
Además, CircleLoop ofrece muchas funciones adicionales, como números de teléfono entre dispositivos, análisis de llamadas, funciones de conferencia y gestión de equipos, accesibles a través de la intuitiva interfaz de su aplicación.
Kixie
Kixie ofrece una integración de teléfono y SMS para CRM, lo que agiliza las tareas administrativas y permite a los equipos de ventas aumentar la productividad y las tasas de éxito.
Una característica destacada de la integración de Kixie es su funcionalidad Click-to-Call, que te ayuda a iniciar llamadas directamente desde los perfiles de los clientes en Capsule. Al hacer clic, las llamadas se realizan a través de Kixie, y todas las actividades de llamada se registran automáticamente en Capsule. Además, los usuarios pueden registrar los resultados de las llamadas en Kixie, lo que garantiza un seguimiento integral de la actividad en Capsule.
La plataforma de llamadas y mensajes de texto de Kixie es muy completa y ofrece funciones avanzadas que mejoran la productividad sin aumentar la cantidad de empleados. La presencia local, potenciada por la IA, te ayuda a contactar hasta cuatro veces más clientes potenciales, mientras que funciones como la caída del buzón de voz y las plantillas de SMS ahorran hasta tres horas al día.
El PowerDialer multilínea te permite conectar con hasta 10 veces más clientes potenciales, y el Automated LeadCaller aumenta en un 200% las tasas de conexión, lo que ayuda al departamento de ventas a interactuar de forma eficaz y eficiente con los clientes potenciales.
Al integrar Kixie con Capsule, tendrás acceso a un potente conjunto de tecnologías de ventas que simplifican los procesos de flujo de trabajo, aumentan la captación de clientes potenciales y mejoran la tasa de éxito de las llamadas.
Yay
Con la integración del CRM con Yay, podrás disfrutar de funciones de marcación instantánea, registro automático de actividades, grabación de llamadas, sincronización de contactos y un gran conjunto de funciones de llamadas.
Agiliza tu flujo de trabajo con la función de marcación con un solo clic, que transforma los números de teléfono que aparecen en pantalla en enlaces en los que se puede hacer clic para establecer una conexión instantánea con clientes potenciales y clientes actuales. La integración sincroniza automáticamente los contactos de Capsule, lo que garantiza que se pueda acceder con facilidad a los contactos vitales siempre que se necesiten.
Los usuarios pueden consultar cómodamente los registros de llamadas y actividades directamente en el panel de Capsule, lo que permite conocer la duración y la hora de las llamadas sin necesidad de cambiar de plataforma.
La integración de Yay con Capsule se extiende a las grabaciones de llamadas y a la gestión del buzón de voz, que ofrecen funciones como los mensajes de buzón de voz a buzón de voz y las transcripciones de llamadas para un seguimiento perfecto de la comunicación con el cliente.
Además, el sistema telefónico de Yay cuenta con funciones adicionales diseñadas para simplificar las operaciones empresariales, como el enrutamiento inteligente de llamadas, escalabilidad instantánea, planes sin contrato, compatibilidad entre varios dispositivos, números de teléfono personalizables y funciones que aumentan la productividad, como la marcación con un clic.
SwitchboardFREE
SwitchboardFREE proporciona números de teléfono virtuales y sistemas de telefonía VoIP para empresas. Con la integración con Capsule, SwitchboardFREE sincroniza automáticamente tu base de datos de Capsule. Tus contactos se actualizan en todos tus dispositivos, lo que incluye tus registros de contactos, la aplicación, el softphone y los teléfonos de escritorio. Todas las actividades de las llamadas se registran en Capsule simultáneamente, y con ello, proporciona un registro completo de las interacciones.
La integración ofrece un valor añadido con la innovadora I.A. La función Caller Greeting™, que saluda a las personas que llaman por su nombre con base en la gestión de contactos de Capsule, crea una experiencia más personalizada.
Además, se le avisa audiblemente del nombre de la persona que llama antes de aceptar la llamada; esto permite una mejor preparación e interacción. Las notas de Capsule se vinculan automáticamente a las grabaciones de las llamadas, por lo que puedes acceder a información importante durante las interacciones con los clientes.
Cuando se responde a una llamada, el perfil de Capsule de la persona que llama se abre instantáneamente en el navegador y proporciona acceso inmediato a los datos y al historial del cliente. La configuración de la integración es sencilla. Sólo tienes que hacer clic en el botón "Sincronizar contactos" de la Agenda de contactos de SwitchboardFREE y autorizar la conexión con Capsule.
Además de las ventajas de la integración, SwitchboardFREE ofrece servicios de VoIP y telefonía destinados a ayudar a las empresas a crear una imagen más profesional, establecer una presencia nacional o local, gestionar las llamadas con eficacia y hacer un seguimiento de la efectividad del marketing.
JustCall
JustCall te ayuda a hacer y recibir llamadas directamente en Capsule, agilizando los procesos de comunicación y garantizando que todas las actividades de llamadas, mensajes de texto, grabaciones de llamadas y mensajes de voz se registren automáticamente en los contactos pertinentes.
Hacer llamadas desde Capsule no supone ningún esfuerzo con JustCall: los usuarios sólo tienen que pulsar un botón junto a un número de teléfono para iniciar una llamada. La plataforma permite a los usuarios hacer un seguimiento eficaz de sus conversaciones y proporciona información sobre las interacciones diarias.
JustCall graba automáticamente todas las llamadas realizadas, por lo que siempre tendrás grabaciones de llamadas y mensajes de voz para futuras consultas. Además, JustCall proporciona enlaces de clic a texto, lo que permite a los usuarios enviar mensajes de texto a clientes potenciales y contactos directamente desde Capsule. Para las llamadas perdidas, JustCall genera enlaces de devolución de llamadas para que los usuarios puedan hacer un seguimiento inmediato de sus contactos.
La integración crea actividades en Capsule para cada llamada realizada o recibida; esto garantiza que todas las actividades de comunicación se registren y documenten meticulosamente. Los usuarios pueden escuchar grabaciones de llamadas y mensajes de voz en Capsule, lo que aumenta aún más la eficacia de la gestión de las comunicaciones.
Smith.ai
Smith.ai, al integrarse con Capsule, permite a los usuarios gestionar eficazmente los resúmenes de llamadas y las tareas dentro de su cuenta de CRM. Cuando se recibe una llamada y se genera un resumen de la misma, Smith.ai crea automáticamente una “Tarea” en la cuenta Capsule del usuario, categorizada como “Llamada”. El resumen completo de la llamada se incluye en la sección “Detalle” de la Tarea, que da los detalles de cada llamada a los usuarios.
Los usuarios tienen la flexibilidad de vincular estas tareas a contactos, oportunidades o casos específicos dentro de Capsule, lo que garantiza que todas las actividades de comunicación queden registradas con precisión y se pueda acceder a ellas con facilidad. Al responder a cada llamada con prontitud, las empresas pueden evitar perder oportunidades y posibles negocios. Los agentes de Smith.ai trabajan a toda hora, todos los días; están respaldados por tecnología de IA y gestionan las llamadas con profesionalismo. Todo esto garantiza resultados excepcionales y la satisfacción del cliente.
Además de la gestión de llamadas, el servicio de recepcionista virtual de Smith.ai ofrece oportunidades para hacer crecer el flujo de ventas. El equipo de desarrollo de ventas puede interactuar directamente con los clientes potenciales y esto los califica para crear una sólida cartera de negocios. Con las campañas de divulgación, las empresas pueden aprovechar la experiencia de Smith.ai para llegar con eficacia a los clientes potenciales y fomentar las relaciones, impulsando las ventas y el crecimiento empresarial.
Además, Smith.ai permite a las empresas actuar sobre cada mensaje con eficacia. Tanto si se trata de consultas de preventa como de atención al cliente, Smith.ai ofrece una combinación de asistencia por chat humana y asistida por IA.
Softphone.Pro
SoftPhone.Pro proporciona a los usuarios una solución de SoftPhone de escritorio que se conecta a su servicio SIP. Con SoftPhone.Pro, los usuarios pueden hacer y recibir llamadas directamente en su escritorio, lo que mejora la eficacia y la accesibilidad de las comunicaciones. Cuando llama un contacto, SoftPhone.Pro notifica al usuario de la llamada entrante, garantizando respuestas rápidas e informadas.
Una de las características clave de la integración es la funcionalidad “clic para llamar” de Capsule a través de una extensión del navegador. Esta función permite a los usuarios iniciar llamadas directamente desde Capsule y elimina la necesidad de cambiar entre aplicaciones. Al integrar SoftPhone.Pro con Capsule, los usuarios pueden gestionar sus actividades de comunicación dentro de la plataforma de CRM, mejorando la productividad y el compromiso con el cliente.
Libera el potencial de la integración CRM-VoIP: Ventajas y funcionalidades clave
Como destacamos en nuestro análisis de los principales proveedores de software de VoIP, la integración de VoIP y CRM ofrece muchas ventajas, como una mayor eficacia operativa, una mejor experiencia del cliente y una gestión de datos más ágil.
Desde la funcionalidad “clic para llamar” hasta el registro automatizado de llamadas y el análisis minucioso de éstas, las empresas pueden aprovechar las soluciones de telefonía integradas a un CRM y VoIP para optimizar sus procesos de comunicación e impulsar resultados significativos. Para que tú mismo compruebes lo que Capsule y un sistema telefónico VoIP pueden hacer por ti, inicia de una vez una prueba gratuita de 14 días de Capsule.
